会議の成功には事前資料が必要不可欠！ 会議資料 のサンプルフォーマットを無料ダウンロードしよう！

短時間で最大限の成果を生む会議にするためには、会議主催者が事前に 会議資料 を展開しておくことが重要です。特にリモートワークで主流となるWeb会議の議論を活発にするためには、事前資料の展開が必要不可欠であることを別記事にてお話させていただきました。
(参考記事：交渉・コーチングのプロに聞く！マネージャー目線で考える、 リモートワーク を成功に導く コミュニケーション とは？）

この記事では、会議の事前資料に必要な項目についてお話させていただきます。

この記事の最後で事前準備資料のサンプルフォーマットを無料ダウンロードできます。このサンプルフォーマットは事前準備資料のみならず、議事録にもなるよう作られていますので、とても便利です！私も実際にこのフォーマットを活用して会議の効率をあげています！ぜひご活用ください。

１. オンラインドキュメントツールをつかって事前資料を展開しましょう

事前準備の資料はGoogleスプレッドシートやGoogle Docs、Googleフォーム、Dropbox Paperなどいったオンラインドキュメントツールをつかいましょう。オンラインドキュメントツールをおすすめする理由は、参加者が資料を同時編集できるからです。

参加者が同時編集できることで、以下のようなことが可能になります。

• 会議の議題について、意見や質問を、会議参加者に事前に追記してもらうことができる
• 展開された事前資料に修正や編集があっても、変更内容を参加者がリアルタイムに確認することができる
• 会議中に誰でも、決定事項や変更事項などを追記・編集でき、リアルタイムに確認することができる

操作が簡単で、参加者全員がリアルタイムに編集できる共有ツールを利用することで、会議中の進行がとてもスムーズになりますよ。事前準備資料はオンラインドキュメントツールをつかいましょう！

２. 会議用の事前資料フォーマットは統一しましょう

事前準備資料のフォーマットは可能な限り統一しましょう。
会議の参加者が資料の構成に慣れているフォーマットを使うことで、慣れていないフォーマットと比較して、内容の理解が早くなるからです。フォーマットはオンラインドキュメントツールで作成しておくと、フォーマットをコピーすることで何度も再利用できるのでおすすめですよ。
サンプルフォーマットをこの記事の最後でダウンロードできますので、統一したフォーマットをお持ちでない方は、参考にしてみてくださいね。

３.会議用に展開する事前資料の冒頭は議題を記載しましょう

事前資料のはじめは、会議の議題（アジェンダ）を記載しましょう。
会議の参加者に、会議の目的と概要を大まかに把握してもらうためですね。

事前資料のはじめに会議の議題を記載し、会議の参加者に会議の全体像を把握してもらいましょう。

４. 会議用に展開する事前資料の中文には議題の詳細を記載しましょう

事前資料の中文では議題の詳細を説明しましょう。
各議題についてわかりやすく表現するクリエイティブな部分です。どのように表現すれば参加者の事前理解が深まるのか工夫してみましょう。

また、会議参加者の意見を事前に収集する場合は、この欄に追記してもらいます。

サンプルフォーマットを参考に事前資料の中文を作成してみてくださいね。

５. 会議用に展開する事前資料の最後は空欄にしておきます

事前資料の最後は会議中に記入するため、空欄にしておきます。

会議中に最後の空欄が記入されると、事前準備資料が議事録に早変わり！
会議後に議事録をおこす手間が省けて一石二鳥ですね！

事前資料の最後は会議中に記載し、参加者が会議後すぐに内容を再確認できるよう、まとめておきましょう。

６. まとめ

いかがでしたでしょうか。この記事では事前準備資料を作成する上でのポイントと構成について説明させていただきました。

• オンラインドキュメントツールを使う
• 統一フォーマットを使う
• 事前準備資料の構成
  • 冒頭：議題
  • 中文：議題の詳細
  • 最後：空欄（会議中にまとめを記載）

会議主催者の事前準備は「参加者への敬意」だと心得て励みましょう！
事前の資料作成は、やってみると意外と簡単で、会議の効率が格段にあがるのでぜひ試してみてくださいね！！

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